仕事は効率良く終わらせて早く帰ろう！！
先生方、毎日残業お疲れさまです。
今日は、先生方が１秒でも早く仕事が終わるように仕事の効率化について書いていきます。
ちりも積もれば山となります。
短い時間の効率化を積み上げていきましょう！！
では、いきましょう！
前提
早く帰れる先生とそうではない先生の違いはなんでしょうか？
まずはここがわかっていないと直せるものも直しようがないですね。
それは、仕事をいつの時間で片付けるかです。
早く帰れる先生は仕事を業務時間内に行い、遅く帰る先生は業務時間外に行います。
たったこれだけ？！
と思うかもしれませんが、この意識の違いが一番影響します。
なぜなら、我々には部活動があるからです。
通常日課では、帰りの会が終わるのが大体16時前ですよね。
そこから部活動スタートなので、勤務時間を越えるのは当たり前です。なぜなら、部活動終了時刻が勤務時間を越えているのだから！！
地域や季節にもよりますが、部活後に仕事をしようとすると、その時点で19時近くになります。
ここから１時間で仕上げたとしても退勤時間は20時です。ﾅﾝﾃｺｯﾀ…。
だからこそ、１秒でも早く帰るためには業務時間内（つまり子どもが学校にいる時間内）に仕事を片付けておく必要があるのです！！
以下に挙げることを実践すれば、30分は短縮できると思います。
では、早速見ていきましょう。
効率化一覧
- 丸つけは授業時間内に行う。
- 教科のノートチェックも授業時間内に行う。
- クラスのノートチェックは朝の時間、給食の前、休み時間に行う。
- 学級日誌は帰りの会が終わったらチェックする。
- 授業用にプリントがある場合はまとめて印刷する。
- 教員評価やアンケート類は言われたらすぐ取りかかる。
- 欠席の子への連絡は部活動前にする。
- 学級通信は発行する曜日や形式を固定しておく。
- 夜遅くまで残るより、朝早く来る。
- 出席簿は月末に入力せずに、毎日入力する。
- 1週間の中の空き時間の一つを部活動について考える時間にする。
- クラスの掲示物は子どもに掲示させる。
- ショートカットキーを覚える。
- デスクとデスクトップを整理・整頓する。
- 100％ではなく70％を目指す。
それでは、詳しくみていきましょう！
丸つけは授業時間内に行う。
丸つけは先生なら必ずある仕事です。
必ずあるからこそ、その時間を授業時間内に済ませておくことが必要となります。
中間テストや期末テストの場合にはその時間で丸つけることは難しいかもしれません。
なので、その場合は丸つけのコツを意識しながら隙間時間にどんどん丸つけをしていきます。
テスト監督をしている時の参考にしてみてください！
小テストやミニテストはその時間内に済ませてしまいましょう！
授業50分ある内の40分をテストの時間として、残りの10分は相互丸つけにするのも一つの手ですね。
相互丸つけにするときには、鉛筆をしまうだとかのルールを徹底させるようにしましょう。
全員が安心してまるつけできる環境を整えることが大切です！
教科のノートチェックも授業時間内に行う。
教科のノートチェックはどうしていますか？
成績をつけるために回収して放課後に一気に見ようとしていませんか？
このやり方だと、帰る時間が遅くなってしまいます。
ノートチェックは授業の時間に行うことがおすすめです！
例えば、テスト勉強の時間に一人ずつ読んでノートをチェックするようにします。
一人一人のノートを見ながらコメントをするとコミュニケーションも取れるので、アドバイスができたり、ノートの出し忘れが少なくなったりするのでメリットが多いです。
クラスのノートチェックは朝の時間、給食の前、休み時間に行う。
自主学習ノートや学校で決まっているノートをチェックする場合、授業の空き時間に行うのは少しもったいないです。
授業と授業の間の休み時間や給食前の時間などの隙間時間に片付けましょう。
特におすすめなのは朝の時間です！
朝、子どもたちがノートを提出した瞬間にすぐチェックしてしまいます。
全員が一斉に提出する訳ではないと思うので、来た順にチェックしてしまうと全部終わらなくても７割ぐらいはチェックすることができます。
また、提出する時には書いたページを開かせて提出させるとページを探す時間も削れるのでより効率的です。
学級日誌は帰りの会が終わったらチェックする。
学級日誌は帰りに日直や週直の子が書き上げると思うので、もらったら瞬間に「お疲れさま」と労いつつすぐコメントを書きましょう。
職員室にできるだけ仕事を持ち帰らないようにするのがいいですね。
教室で完結する仕事は教室の中で完結させましょう！
授業用にプリントがある場合はまとめて印刷する。
プリントの印刷は意外と時間がかかります。
しかし、やらなきゃいけない仕事でもありますよね。
そういった仕事は回数をわけるのではなく、まとめて一気に片付けてしまいましょう！
一週間分や単元ごとなど、どこまでまとめるかは自分のやりやすいようにしてください。
また、考えることが多くなることは午前中に、印刷などの単純作業は眠くなる午後に行うのが良いと言われています。
確かに、印刷はボタンポチッで終わりますもんね。
感覚的も頭に入れておいてもいい情報だと思います。
教員評価やアンケート類は言われたらすぐ取りかかる。
これ大事です。
教員はなぜかアンケート類がかなりたくさんあります。
子ども達にやらせるものと教員がやるものとがあるので仕方ないですが…。
そのうち、教員がやるアンケートは職員会議等で言われたらその場ですぐに取りかかりましょう。
こういったアンケートは10分あれば大体終わります。
この10分をどう捉えるかが問題です。
10分ならあとでやろうかな。
今すぐやってしまおう！
この両者がいると思います。
すぐに片付けられる仕事はすぐにやってしまうべきです。
なぜなら、理由は２つあります。
１つ目は、やり忘れを防止するため
２つ目は、やらなきゃいけないことを減らすため
です。
１つ目のやり忘れを防止するのはわかりますよね。
あとでやろう、あとでやろうと思っていて結局やらなかったという経験があるのは僕だけではないはずです。
言われた瞬間にやってしまえばその心配もありません。
２つ目のやらなきゃいけないことを減らすためというのは、自分の気持ちの問題です。
どうしても頭の中に
「あれもやらなきゃ」とか「あの締め切りいつまでだっけ」とか考えてしまうと今やらないといけないことに集中できません。
そういうことも言われた瞬間にやってしまえばその心配がありません。
言われた瞬間「もう終わりましたよ」ってドヤりましょう！
欠席の子への連絡は部活動前にする。
同じ時間がかかったとしても、それを子どもがいる時間に済ませるか、子どもが下校した後にやるかで大きく変わってきます。
例えば、欠席の子への連絡は長くても10分以下だと思います。
早いときは５分もかかりません。
ただ、その行動を起こす前に時間がかかってしまうのがトータルで見るとマズイのです！
どんな仕事でも「やらないといけない！」ということが頭に残っていると集中力が続きません。
保護者への連絡はほぼ毎日ある仕事ですからいつするのか時間を決めておくといいですね。
特に、部活前の時間がおすすめです！
なぜなら、部活後は子どもが下校した後ですから、電話が掛かってくることが多くなるからです。
部活の前だとその可能性も低くなります。
部活前の10分ぐらいで電話をしておくと、部活後にすぐ自分の時間にすることができます。
学級通信は発行する曜日や形式を固定しておく。
学級通信を発行している先生も多いと思います。
学級通信を発行する時には発行する曜日や大まかな形式を固定すると、すぐに発行することができます。
内容を作り込むことも一つですが、そうなると毎回考えるのも大変です。
内容を固定することで発行に必要な時間も短縮することができます。
ちなみに、僕は学級通信の形式を
「その週の出来事（写真付き）」＋「来週の予定」
にしています。
写真があることで保護者の方々にも子ども達にも印象的な学級通信になります。
また、金曜日に子どもたちに配付するので、水曜日に「来週の予定」を入力し、木曜日に「その週の出来事（写真付き）」を仕上げて検閲に出しています。
やることとやる曜日が固定化しているとスケジュールも組みやすいのでおすすめです！
夜遅くまで残るより、朝早く来る。
どうしても仕事をしなければならいというときには、朝早く来て仕事をする方をおすすめします。
その日の仕事はその日に片付けたいと思うのが人情。
もちろんその気持ちは大切です。
ですが、それこそが帰りが遅くなってしまう要因の一つです。
仕事をすばやくこなすためには集中することが必要です。
なに当たり前のこと言ってんだと思うかもしれませんが、これを意識していない人が多いように思います。
集中するということは目の前のことにだけ取り組むことですよね。
しかし、誰かに話しかけられてしまうとその集中が途切れてしまいます！
その危険性が高まるのは朝より夜なんです。考えればわかりますよね。
みんなが
今日の仕事は今日のうちに仕上げるぞー！
と思っていればみんな夜に職員室にいることになります。
そうなると話しかけられる危険性がグッと高まります。
しかし、朝早く来る人はそこまで多くないのでその危険性が低くなります。
結果的に、夜には30分かかる仕事が朝にすることで10分しかかからなかった、なんてことが結構起こります。
それでも、「朝は無理…。」という人もいるでしょう。
そういう人は金曜日の夜がおすすめです！
その理由はわかりますよね。
金曜日の夜は早く帰りやすい日だからです。
だから、夜に残っていても話しかけられる危険性が低くなります。
ぜひ、試してみてください！
出席簿は月末に入力せずに、毎日入力する。
毎日子ども達の出席をとります。
それを校務支援サイトに入力する学校もあると思います。
月末になると一気に入力する方もいますが、毎日入力しましょう。
毎日入力するメリットとしては、
１つ目に「入力忘れを防げる」、２つ目に「記憶が新しいうちに入力できる」ですね。
いずれにせよこれはやらないといけない仕事なので、なるべく短い時間でチャチャッと済ましてしまいましょう！
しかも、子ども達は出席、欠席、早退、遅刻など一人一人違ったアクションをとります。
月末に一気に入力しようとすると、月の初めの頃なんて覚えていません。
間違いを防ぐためにも毎日５分ぐらいで入力するようにしましょう。
1週間の中の空き時間の一つを部活動について考える時間にする。
１週間の中で１時間だけでもいいですから、部活動について考える時間を確保することをおすすめします。
部活動については自転車操業のように、その場の判断で決めていることが多いのではないでしょうか。
特に、自分の専門の競技ではなかったり、部活動にやる気が向かなかったりする先生ですね。
考えたくない気持ちは十分わかります。
しかし、１時間ケチったばかりに、部活の保護者から文句を言われて教頭先生を巻き込み、保護者会にまで発展して…みたいな負のループに陥ってしまうと１時間どころではありません！
１時間だけでも練習メニューや練習試合の申込、お金の管理、備品の購入などをする時間にすると、「ちゃんと時間を割いて考えてくれているんだな」と子ども達も保護者にも伝わります。
ここは少し割り切って自分の為に、部活動の時間を確保しておくことをススメておきます！
クラスの掲示物は子どもに掲示させる。
クラスの掲示物を先生が自分でやっていませんか。
僕も３年目までは自分で掲示しており、自分でやるのが当たり前だと思ってました。
しかし、これはもったいないです！
学校で、先生がやらないといけない、と決まっているなら仕方がないですが、そうでないならぜひクラスの子ども達の力を借りてください！
手紙やミニ作文、賞状など掲示するものはたくさんあります。
それらをクラスの子ども達にお願いすると喜んでやってくれます。
さらに、その手伝ってくれた子ども達を褒めたらお互いハッピーです！
先生は自分の仕事が減り、子ども達は褒められて嬉しい。
今は、子ども達に任せる以外の選択肢はないと思っています。
【学級経営】先生は楽をするために子どもを頼ろう！←別の記事でも書いています。
ショートカットキーを覚える。
パソコン作業を制すれば事務作業を制せます。
教員の仕事にはたくさんの事務作業があります。
その多くがパソコン作業です。
つまり、パソコンでの作業をいかに早く終えられるかがカギとなります！
パソコン作業を早く終えるためにはどうすればいいか。
それは、ショートカットキーを覚えて使えるようにすることです。
パソコン作業が早い人と遅い人の一番の違いは、キーボードとマウスを使う比率です。
作業が遅い人は、キーボードとマウスを使う比率が50：50ぐらいです。
一方、作業が早い人は、比率が90：10ぐらいです。マウスはほとんど使いません！
キーボードとマウスの切り替えが多いほど、作業効率に差が生まれます。
だからこそ、マウスの代わりとなるショートカットキーを覚えて使えるようになれば、パソコン作業が圧倒的に早くなります。
ショートカットキーはたくさんあるので、全部覚えるのはムリです。
だから、自分がよく使う動作のキーだけでもいいので身に付けてみてください。
とりあえず、超基本が知りたいという方はこちらもどうぞ。
【教員１年目必見】パソコン作業が５分早くなるショートカットキー７選【超基本】
デスクとデスクトップを整理・整頓する。
仕事の効率化において、一番の天敵は何だと思いますか？
それは、「何かを探す時間」です。
あれ〜、あの書類どこしまったっけな〜？
この時間は何も生み出さない無の時間です。
この時間が０に近づくほど早く帰れる、といっても過言ではありません。
そのためには、やっぱり整理整頓ですよね！
今は、パソコン作業が多くなってきていますから、職員室の自分の机上とパソコン上のデスクトップをきれいにしておきましょう。
整理整頓の仕方はいろいろあると思いますので、自分に合うやり方を試してみてください。
僕は、机上とデスクトップで何を気を付けているかというと、
机上については、配られたプリントを溜めておかないこと。これだけです。
いらないプリントはすぐ破棄。必要なプリントはPDF化するか、ファイルに閉じています。
結局ファイルにあるプリントなんて見ないんですけどね…。
デスクトップについては、デスクトップを左側・真ん中・右側に３分割してそれぞれにフォルダを振り分けることです。僕は以下のように分けています。
左側には、インターネットやゴミ箱などのアプリケーション。
真ん中には、行事の要項などの今進行中の仕事のファイル。
左側には、フォルダのショートカットファイル。
フォルダのショートカットファイルとは、そのフォルダに一発でアクセスできるファイルです。
僕は、自分の個人フォルダ・学年のフォルダ・教科のフォルダ・部活のフォルダにしています。
よく使うファイルがある場合は、ショートカットファイルを使うとかなり捗りますよ！
作り方も簡単で、自分がアクセスしたいフォルダで左クリックして「ショートカットの作成」をクリックするだけです。
また、月に何回かデスクトップにあるいらないフォルダをゴミ箱に入れるのも大切です。
よく、WordでもExcelでも何でもデスクトップに保存している人がいますが、気を付けましょう。
一時的には良いと思いますが、画面いっぱいにフォルダがあるのは効率が悪いです。
なにより美しくないですね。
整理整頓をしましょう。
100％ではなく70％を目指す。
最後に考え方のお話です。
仕事において完璧を目指すのはやめましょう。
先生方は真面目な方多いので、常にMAX100％を目指している人が多いように思います。
確かにその気持ちは大切です。
しかし、それを目指した結果、一つの仕事を終えるのに直して直してまた直して…。
時間がかかってしまうのは目に見えてます。
直しがあると「自分はなんてダメなんだ」と自暴自棄に陥りやすくなります。
そして、簡単なところでミスをしてまた直して、と負のループまっしぐらです。
仕事なんて100％じゃなくていいんです。70％でいいんです。
パレートの法則にもありますよね。
仕事の80％は2割の時間しかかからないが、残りの仕事の20％は8割の時間がかかる。
ってやつです。
だからこそ、70％です。
合格点ギリ届かないぐらいを目指すか、って気持ちで臨めば仕事なんてあっという間に終わります。
ただ、得てして、そのぐらいの気持ちでやると勝手に80％90％の完成度になります。
ようするに気持ちに余裕をもちましょうよって話です。
これまでだって自分の時間を削って一生懸命仕事に取り組んできたと思います。
これからは、自分の時間を大切にして効率良く仕事をしてほしいと思います。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
何か一つでも参考になれば幸いです。
これからも一緒に頑張っていきましょう。
